iT邦幫忙

2021 iThome 鐵人賽

DAY 21
1

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20211006/20129249Hkbko3gaUU.png

你的時間不是你的時間

當年當上管理者幾個月之後,突然感覺到一陣茫然。我會發現都過了一個季了,為什麼我設定的目標都沒有完成,但每天卻累得跟狗一樣呢?

然後我就發現,是因為我的時間(與精力)分出去了。我的 email 郵箱與行事曆,變成了自動提款機。我的團隊、別的部分的經理、外部合作夥伴,只有發一個 email 或是行事曆邀請,我的時間就被提走了。

我們都有一個刻板印象,就是主管每天都是拼命的在開會。我一開始不太理解為什麼,後來發現,當一個管理者,當然你要花大量時間在團隊身上,也需要開始做各種績效評核、年度/季度計畫、招募等事情。但有另一使用場景是當初我沒想到的,就是你變成一個溝通管道。當客戶、合作夥伴、其他部門需要瞭解與啟動你管理的資源時,就會需要跟你討論。

過了十多年之後,我慢慢發現,一個能真正發揮價值管理者與一個平庸的 "middle manager“ 最大的差別,就是她是否有刻意管理她的時間。

Know Thy Time

在這裡,我覺得最好的參考,就是管理大師 Peter Drucker 在《The Effective Executive》中第二章:Know Thy Time(瞭解你如何使用時間)。要好好管理你的時間,他建議可分成

  1. 紀錄時間的使用
  2. 管理時間
  3. 整合時間,減低讓自己的時間太破碎

因為今天我要限制我在這篇文章的時間(我也很可以去管理自己的時間?),所以在這裡我就不重覆他所說的內容了。我非常推薦想當管理者的人去閱讀這本書。現在,我建議你先從記錄時間開始。我推薦幾個小技巧:

  • 用如 Increaser.orgTiming App 紀錄時間工具,加上你常用的行事曆,先瞭解自己的時間,到底是花在哪裡
  • 參考《Deep Work 深度工作力》中推薦的,設定 email 的 auto-reply、用行事曆 block 來保護你的時間,不會隨意被其他人取得
  • 找一位夥伴建立一個定期回顧時間使用的習慣

花時間跟花錢一樣,當你看到你實際花在哪裡後,你才會有感覺,才會真正想去管理它。

協助團隊管理時間

除了管理自己的時間之外,如何協助團隊管理他們的時間,也會是你重要任務之一。我可以分享一下 ALPHA Camp 的做法:

  • 我們會請同仁把她一天計畫要完成的事情以及預估需要花的時間,放在行事曆上,然後每天去回顧一下,看看自己對時間的判斷,是否正確。這樣就可以慢慢訓練團隊的規劃能力。
  • 把工作計畫放在行事曆上的另一個好處,就是可以讓其他團隊能瞭解各人的工作任務,以及大家當下的狀態。「現在我可以去詢問她事情嗎?」、「她什麼時候會回到電腦旁回覆我?」。這樣團隊工作就更有默契,尤其是對於大部分時間在遠端工作的團隊。
  • 當指派任務給相對新的員工,或是要執行的任務大家都沒有什麼經驗的新任務,該限制時間投入開始。「你先花不超過 4 小時的時間,去執行 OOO 然後明天再跟我報告,這四小時你完成了什麼。」這樣,就不會擔心團隊投入太多的時間

雖然已經是老調重彈了,但我還是要說一次:對企業與個人來說,「時間」是最寶貴的資源。錢我們可以賺/募、人可以找、技術我們可以買/打造。但時間是不能被創造。更慘的是,很多時候我們以為可以用人力來補救,但往往會帶來反效果。

在一個已經延遲的的專案增加人力,只會讓它更遲。
Adding manpower to a late software project makes it later
— Brook's Law

所以希望你能從今天開始,好好管理你的時間。


上一篇
主動編輯你的團隊 — 解僱員工
下一篇
團隊文化
系列文
30 天菜鳥主管養成計畫30
圖片
  直播研討會
圖片
{{ item.channelVendor }} {{ item.webinarstarted }} |
{{ formatDate(item.duration) }}
直播中

1 則留言

0
TD
iT邦新手 4 級 ‧ 2021-10-09 14:21:14

然後明天在跟我報告

明天「再」跟我報告 :)

Bernard iT邦新手 5 級 ‧ 2021-10-09 20:53:43 檢舉

以修正。感謝。

我要留言

立即登入留言